Во мојата дневна работа, работам во комуникациите, главно за непрофитни организации. Дел од работата што ја правам вклучува обезбедување дека имаме стратегија за внатрешна и надворешна комуникација. Ова, исто така, вклучува развој на план за канцелариски потег , кој мојата актуелна организација планира да го направи во наредните шест месеци.
Иако може да мислите дека има толку многу чекори за планирање во движење во канцеларијата, што немате време да размислите за комуникации, навистина треба да земете ден или два за да креирате цврста стратегија што ќе ги задржи вработените и клиентите од претстојните промени .
Да почнеме со вработените, бидејќи тие се директно погодени од овој потег .
Внатрешните комуникации треба да ги вклучуваат овие клучни пораки:
- Јасна временска рамка: осигурете се дека ги набројувате сите клучни чекори од овој потег, па секој знае што да очекувате и кога.
- Инструкции за пакување: дајте му на персоналот инструкции како да ги спакуваат своите канцеларии или кабини за овој потег. Ова треба да вклучува каде да се добијат материјалите за пакување , што се одговорни за пакување и рокови.
- Напредно известување за било какви затворања на канцеларијата : за време на преселувањето можеби ќе треба да ја затворите канцеларијата за да овозможите финално пакување и преместување на канцелариска опрема и мебел. Осигурајте се дека вашиот персонал е свесен за овие датуми и дали и како бизнисот ќе продолжи за време на преселувањето и како тоа ќе влијае на нивниот распоред и обемот на работа.
- Нов план за канцеларија: Персоналот ќе сака да знае на почетокот на тоа како ќе изгледа новиот простор и како ќе се постават канцелариите. Дали тие сеуште имаат свој простор или сега ќе бидат во кабини или отворен кат план? Бидете сигурни дека ќе создадете начин да го информирате персоналот за тоа како нивниот работен простор може да се промени.
- Новата локација, опциите за паркирање и менување: Обезбедете персонал со сите потребни информации за новата локација за да можат да се подготват за превоз до новиот простор.
Откако ќе ги одредите сите клучни пораки, треба да одредите како најдобро да ги испорачате овие пораки. Методот што го користите треба да се одлучи според видот на пораката.
На пример, временската рамка може лесно да се достави преку интранет на вашата компанија; додека затворањето на канцелариите најдобро може да се презентира на состанокот на вработените за да се обезбеди прашањата да бидат поставени и одговорени.
Начини на комуникација на целите со вработените:
- Интранет: за оние компании или организации кои имаат интранет, ова е обично најдобрата платформа за повеќето пораки. Овозможува лесни надградби на датотеки и информации што ги достигнуваат сите вработени.
- Лични состаноци: без разлика каква е пораката, состаноците на вработените се добро место за да се објават и да се овозможи на персоналот да има целосна дискусија. Исто така, можете да го користите времето за состаноци за да разгледате како ќе се пренесат информациите, па вработените знаат дека ќе бидат информирани.
- Е-пошта: додека е-поштата е лесна, тоа не е најдобриот начин за пренос на информации. Вие не сакате да испраќате толку многу пораки дека луѓето не можат да ги најдат информациите кога им е потребно. Ако користите е-пошта, осигурајте се дека го користите само за да им дозволите на луѓето да знаат каде можат да ги добијат информациите.
- Заеднички папки : Ако немате интранет, а потоа креирате заедничка папка на мрежен уред што секој може да пристапи е следниот најдобар начин за складирање на информации што сакате да им пристапат на луѓето.
- Огласна табла: физички простор каде што се објавуваат информации, е одлично да се направи. Не само што луѓето често може да го проверуваат тоа, туку исто така обезбедува место каде што луѓето можат да се соберат и да дискутираат за нивните грижи.