Како да организирате систем за поднесување на домови во 7 чекори

01 од 07

Како да поставите поднесување хартија + систем за чување што ќе работи за вас засекогаш

Борбата е реална: управувањето со трудовите и сложеноста на хартија е јамата.Тоа е причината поради која е од клучно значење да поставите лесен, практичен систем за поднесување на документи што ќе го користите. Денес, тоа е она што ќе го направиме, заедно.

Цел

Научете како да креирате систем за доставување домови што всушност ќе го користите до крајот на вашиот живот. Таа треба да биде флексибилна за да се прилагоди на промените во животниот стил, и треба да биде едноставна, па всушност ќе ја задржите.

Што ќе ти треба

• Кабинет за поднесување или кутија за датотеки
• Виси папки со датотеки (ми се допаѓаат овие обоени оние кои се прикажани погоре)
• Десктоп датотека сопственикот
• Шредер
• Канта за рециклирање
• Датотеки со датотеки
• Производител на етикета или пенкало

Време

Ова е проект за викенд. Ние не препорачуваме да го започнете ова на една недела ноќ по долгиот ден на работа / училиште, итн. Започнете ја оваа во сабота или во недела наутро, вооружени со чаша кафе или чај, и ставете го ова-направено.

02 од 07

Соберете ги сите ваши трудови заедно на едно место

Првиот чекор во поставувањето на систем за поднесување на домови е да ги поврзете сите ваши документи и документи во истиот простор за да можете да ги сортирате, рециклирате и уништите. Имајќи сè на едно место ги има следните предности:

1. Тоа ќе ве задржи фокусирани на задачата на дофат на раката. Кога ќе се обидете да направите задача за која не сте возбудени (како поднесување), било изговор за талкање и започнување на друг нов проект. Ако ги имате сите ваши набавки (наведени тука) и сите ваши документи на едно место, навистина немате изговор, туку да копате.
2. Ќе бидете повеќе темелни. Правењето исчезнувања од вашиот дом напред значи дека нема да морате да ја повторувате задачата неколку недели од сега кога ќе најдете заборавен магацин на хартија во пералната.

Неколку места за да барате документи (освен твоите очигледни фиоки за биро, кабинети за поднесување и пошта):

1. Дневната соба. Документите имаат тенденција да се натрупаат во дневната соба затоа што често немаме идеја што да правиме со нив. Ова е причината зошто секогаш треба да ги ставате трудовите кои не сте сигурни што да правите со мојата пошта во кутијата.
2. Торби . Ранци, работни торби, рачни торби, салони за вежбање и куфери.
3. Кујната. Хартија купови имаат начин да се заокружи во кујната. Тоа е затоа што кујната е често првото место каде што се движиме кога ќе одиме низ вратата.

Значи, ги собере сите ваши документи, а потоа ...

Изберете добро место со тврда површина на која можете да креирате 5 купови. Ова може да биде кујната маса, кревет за гостинска соба или вашата маса, ако е доволно голема. Ако немате површина доволно голема, и подот работи.

Ако имате толку многу трудови, вашите колци може да се соборат, а потоа да ги употребувате кантите или пак картонските кутии. Етикетирајте ги за да ги одделите и да ги избегнувате грешките - како случајно да ги префрлите минатогодишните даночни пријави во полето за "рециклирање".

03 од 07

Одделете ги вашите трудови во пет категории

Сега е време да се фаќате за бизнис. Ќе мора да го допрете секој документ и да донесете одлука за тоа.

Правило: мора да донесете одлука за секое парче хартија. Ќе одат во една од овие 5 категории:

1. Акција: Документи што треба да ги преземете и потоа да ги отфрлите. Не ги мешајте овие со она што го нарекуваме во категорија подолу, како "домаќинство". Документите за домаќинство се поднесуваат постојано, датотеките за акција ќе се користат еднаш и потоа ќе се отфрлат.
   Примери: покани, билети за паркирање, потсетници за назначување, домашна работа, сметки итн.

2. Архива: трудови или документи што ви се потребни за да висат, но не треба да се повикувате или да користите повеќе од еднаш или двапати годишно.
   Примери: даночни пријави, медицинска евиденција, академски записи, доказ дека сте учествувале во должност на жирито, дела, наеми, договори итн.

3. Домаќинство: Ова се трудови што ги користите за да ја задржите вашата куќа (и животот) да работи.
   Примери: купони, рецепти, кориснички прирачници, потврди за даноците за оваа година, документи за претстојните патувања, итн.

4. Рециклирање: трудови и документи кои не спаѓаат во ниедна од горенаведените категории и не содржат лични податоци.
   Примери: несакана пошта, работни листови од семинар за кој веќе не сте заинтересирани, весници, списанија, стара домашна задача што не ви е потребна, коверти што се користат, итн.

5. Shred: Документи и документи кои не спаѓаат во категориите 1-3, но содржат лични информации за идентификување.
   Пример: понуди за кредитни картички, стари банкарски извештаи, сметки, итн.

04 од 07

Declutter + Отфрли ги документите и датотеките кои не ви требаат повеќе

Вашиот најголем куп ќе се рециклира. Рециклирајте ги првите - предметот овде е да го намали степенот на хартија со која се занимавате што е можно побрзо.

Потоа, уништете ги шредерите - ова треба да содржи нешто што ќе ве идентификува надвор од вашето име и адреса.

Алтернативно, оваа гарда вашиот ID ролери од продавницата на контејнери е многу прилично скапи и многу практични за оние кои се болни од тоа што го имаат вашиот џем од шредери. На овој начин можете едноставно да го отпечатите вашиот личен инфо и да ги рециклирате поштата и документите со лични информации за нив, наместо да се уништат.

Сега, кога го фрлате ѓубрето, време е да се фатиме за поставување на систем што е:

1. Лесен за користење, така што всушност ќе го користите ;
2. Доволно флексибилни за да се приспособат животните промени и нови проекти; и,
3. Безбедна, па кога треба да најдете нешто брзо, можете да го најдете.

Убавината тука е дека можете да ги раскинете овие категории понатаму во зависност од износот на хартија што доаѓа во и надвор од вашиот дом или канцеларија.

05 од 07

Поставете датотека за архиви за вашиот систем за архивирање

Прилично е лесно да се одлучи кои документи одат во архивата. Ова се најважните документи што ги поседувате. Тие се доказ дека вие и вашето семејство постојат, плаќате даноци, сопствени домови и автомобили, кои дипломирале на колеџ, можат да патуваат надвор од вашата земја со пасош или виза. Ако сте сопственик на бизнис или поседувате повеќе од еден имот, оваа датотека ќе биде уште поголема.

Еве листа на основи за да се задржи во оваа датотека:

• даночни пријави
• медицинска евиденција
• академски записи
• доказ сте служеле жирито должност
• дела
• закуп
• договори
• пасоши
• така циално безбедносни картички
• евиденција за вработување
• сертификати за крштевање
• осигурување на живот / пензионирање документи

Чувајте ги овие документи во полето за датотеки во етикетирани папки. Размислете за купување огноотпорна кутија штом ќе почнете да стекнувате повеќе "работи" за да бидете безбедни.

чувајте ги датотеките кои често ги користите (ака неколку пати во годината) во предниот дел. Спротивставете го нагонот да го преуредувате овој простор, бидејќи ако станувате премногу специфични, тоа всушност го отежнува наоѓањето на работите кога навистина, навистина им се потребни. Општо земено, ако се впуштате во вашата архива датотека, навистина, навистина треба тоа парче хартија, така да го направи тоа лесно на себе како е можно.

Еве ги моите категории:

• Академски
• Автомобил
• Вработување
• Финансиски
• Здравје
• ID
• Осигурување
• Недвижнини

Организирајте ги по азбучен ред, но држете ја датотеката за лични карти однапред. Ова има работи како вашиот извод на родени, пасош, картичка за социјално осигурување и потврда за крштевање. Ова е, исто така, каде што треба да ја задржите вашата брачна дозвола.

За да ги зачувате овие документи, силно земете во предвид Кутија со високо-сигурносен документ со помалку од 50 долари, е голема вредност *. Друга опција е High-Security рецепт кутија. Оваа е наменета за медицински материјали, но лесно може да има неколку не може да изгуби документи.

Можете да поставите свој DIY своја сопствена датотека, или можете да го користите FileSolutions Home Filing System.

* Ако ги изгубите овие датотеки, на крајот ќе плаќате многу, многу повеќе за да добиете копии од Регистратори, Градски / Градски службеници, академски институции, итн, па 50 $ е вредно, паметно инвестирање.

06 од 07

Организирајте датотека за домаќинството

Еве едно добро правило за она што треба да го зачувате во датотеката за вашето домаќинство: Нешто што ќе ви треба во иднина, но вие не треба да преземете акција во моментов, која не припаѓа во вашата архива датотека. Користете ја вашата сопствена досие за домаќинство (наречена книга за домаќинство) како пример за да добиете подобра претстава за тоа што треба да ја зачувате во оваа датотека и што да не.

Најпрво, наместо кутија за датотеки или бин, јас создадов врзивно средство со делови, а потоа и џебови за чување на работи како купони и подароци. Можете да го користите овој врзиво и да имате делови за следното:

• Купони / групи
• Подароци картички
• Документи за претстојни патувања / патувања
• Попуст што сум поднел и чекав да го вратам мојот чек
• Прием за предмети со големи билет, како апарат или голем дел од мебелот
• Имајте џеб за сите ваши картички за награди
• Белешки и референтни материјали за претстојните проекти на кои работите
• Рецепти *
• Приходи за даноци
• Политики за осигурување на автомобили / почеток / закуп

Веројатно би можеле само да ги скенирате повеќето од овие во сметката на Evernote , но потоа кога ви се потребни, ќе треба повторно да го испечатите, па поднесете го во овој тетратка и ја наречете вашата работна книга за домаќинства.

* Чувајте посебна датотека за рецепти што сакате да ги вратите еден ден, но не сте.

07 од 07

Постави акциона датотека

Акционата датотека се документите што треба да ги преземете и потоа да ги отфрлите. Сите документи или документи кои треба да се поднесат засекогаш или за подолг временски период (повеќе од еден месец), веројатно спаѓаат во досието за вашето домаќинство.

Акциони фајлови се:

• Ќе се користи еднаш и потоа ќе се фрли; или,
• Датотеки кои чекате да преземат акција.

Користете кутија за да ги држите овие документи, конкретно, и го препорачуваме ова поле. Изберете портокал, бидејќи тоа е светкава боја и размислување е, тоа ќе ве натера да поминувате низ кутијата барем еднаш неделно. Ова, исто така, може да се удвои како Вашата кутија за да помогне во управувањето со поштата .

Еве примери за тоа што треба да се задржи во вашата акциона датотека:

Дојдовна пошта:

• Нешто што го добивате во поштата оди во оваа датотека
• Секое парче хартија некој ви раце или сте го фаќаат и бутам во вашата чанта оди овде

Календарски ставки:

• Покани за претстојните настани и сите упатства или картички за одговор што доаѓаат со нив
• Сметките треба да се платат, а потоа да се уништат или рециклираат
• Дозволата се лизга за потпишување
• Напомени за назначување

Предмети за плаќање:

• Паркинг билети за плаќање
• Сметки за плаќање

Теми Твојот чекање на:

• Прием за нешто што неодамна сте го купиле во случај да одлучите да се вратите. На пример, ако го добиете пакетот од Амазон, го фрлате пакетот за пакување во оваа корпа, во случај производите да не исчезнат и да го вратите. Како и за другите пакети што ги добивате.
• Прием за нешто што чекате. На пример, ако сте поднеле сметка до вашата осигурителна компанија и чекате за надомест, таа оди во оваа датотека. Ако сте вратиле нешто и чекате да видите дека наплатата се појавува во вашата банкарска изјава или на мојата сметка за кредитна картичка, таа оди во ова поле.

Може да ја скрши оваа датотека надолу во повеќе категории, но полесно е само да го фрлиш сето она во ова поле, а потоа да го поминете еднаш, двапати или три пати неделно. Во тој момент можете да рециклирате или уништете нешто што повеќе не ви е потребно, да поднесете нешто што припаѓа во Архива или домаќинство и дејствувајте на што било на што треба да одговорите. Целта е да се задржи оваа датотека што е можно помала.

Но, ... трикот е што мора да поминете низ оваа датотека најмалку еднаш неделно, по можност почесто. Силно препорачувам да ја додадете оваа задача во вашата Лична Неделна Рационално организирање , на овој начин ќе поднесувате и чувате релативно мала количина документи еднаш неделно, наместо