Брз список на проверки за тоа колку долго да се чуваат документите + што да се уништат
Хартијата е болка, а управувањето со систем за доставување на домови може да биде повлечено, но некои документи што навистина треба да ги обесувате, бидејќи никогаш не знаете кога ќе ви се потребни. Еве еден пример за тоа колку долго да ги задржите документите и кога ќе завршите со нив, кои од нив треба да ги уништите. Ова треба да послужи како брз упатство за креирање и одржување на работен систем за поднесување документи.
Прво, размислете за намалување на количината на хартија што ја добивате и ќе завршите со тоа што ќе морате да ја уништите или да ја намалите датотеката помалку.
Ова значи да се ослободите од несакана пошта, да се регистрирате за е-сметки и да не прифаќате флаери, купони што никогаш нема да ги користите, или друга ефемера што ќе се чувствувате како да треба да се држите кога знаете дека навистина не сте.
Ако навистина се бориш со препреки на хартија до точка каде што се чувствуваш како да можеш да ја пласираш , контактирајте со професионалец кој може да ве води низ процесот на отфрлање.
Вториот чекор е да се осигурате дека имате добар систем за управување со поштата . Колку поефикасно ќе се справите со поштата во која доаѓате, толку поретко ќе треба да направите голема сесија за селење / сечење / рециклирање.
Поставете систем за електронско архивирање
Да се ослободиме од поднесувањето на хартија со поставување електронски систем за поднесување ќе ви заштедиме простор и ќе ве ослободиме од нередот на хартијата. Тоа е победа. Денес, електронскиот систем за поднесување прави многу смисла. За да започнете, потребен ви е скенер и место за складирање на вашите датотеки, систем на папки на компјутер или на облак и надворешен тврд диск.
Поставете општи папки за различни типови документи (примери: домаќинство, даноци, авто, сертификати за раѓања, итн.). Не треба да се прецизни со складирање на документот, бидејќи електронските системи за поднесување може да се пребаруваат.
Потоа, скенирајте го секој документ и складирајте во папка според содржината.
Чување на копии од важни документи
За вашите супер важни документи, експертите советуваат да се чуваат копии.
Тоа може да значи да се чува една копија во складот на облак, а друга на хард диск. Тоа исто така може да значи и задржување на една копија во вашата електронска поднесување и една хартиена копија во огноотпорни безбедно.
Чувајте ги овие документи засекогаш
Овие документи треба да се чуваат засекогаш:
Академски рекорди - дипломи, транскрипти и секоја портфолио работа што може да се користи во иднина при аплицирање за работа.
Документи за посвојување
Крстителните сертификати
Сертификати за раѓање
Смртни сертификати - Може да бидат потребни за даночни цели.
Возачки дозволи
Евиденција за вработување - Било какви клаузули, договори, дисциплински досиеја и ревизии на успешност.
Брак сертификати
Медицински записи
Воена евиденција
Пасоши
Пензиско и пензиско досие
Картички за социјално осигурување
Wills
Зачувај за пократок временски период
Овие документи може да ги допрете толку често колку и месечно или неделно:
Извештаи за банка - 1 месец
Сметки - 1 година за се што е поврзано со данокот или гаранцијата, сите други сметки треба да се уништат веднаш штом ќе се платат.
Сметки за кредитни картички - Уништувајте веднаш кога се платени.
Привати за подобрување на домот - чувајте додека не се продаде дома.
Инвестициска евиденција - 7 години откако сте ја затвориле сметката или ја продале хартијата од вредност.
Наеми - чувајте додека не се преселите и сте го добиле вашиот депозит назад од сопственикот.
Paychecks / Pay Никулци - 1 година додека не ја добиете вашата W-2
Продажни прилози - чувајте го за времетраењето на гаранцијата. Очигледно, ова важи само за големи купувања како апарати и електроника. Јас вообичаено ги чувам сметките за работи како намирници и облека само колку што знам дека нема да му требам потврда за враќање.
Даночни документи - 7 години вклучувајќи го вашето поднесување и сите придружни документи како што се W-2s и потврди.
Евиденција за возила - чувајте додека не се продаде брод, автомобил или мотор.
Како да се ослободите од документите
Уништувањето документи е главниот начин да се заштитите од кражба на идентитет. (Прочитај моето интервју со безбедносниот експерт Џеј Фоли за тоа како да се заштитите од крадењето на идентитетот). Се прашувате што да се уништите? Општо правило е нешто со следниве информации треба да се уништат: броеви на сметки, датуми на раѓање, девица имиња, лозинки и пинови, потписи и броеви за социјално осигурување.
Повторно, тие се не-brainers.
Еве ги основите:
Ако документите се уште се "активни", односно, треба да ги задржите за референца и да воспоставите едноставен систем за доставување до дома. Ова значи поднесување на документите по тема и потоа нивно бришење откако тие веќе не се користат.
Какви документи да се уништат
Ако сте завршиле со овие документи и повеќе не им треба, тука е што да се уништите (сè друго - како документација - можете само да рециклирате).
АТМ сметки
Извештаи на банката
Изводи од родени сертификати
Откажани и поништени проверки
Сметки со кредитни картички
Кредитни извештаи
Возачки дозволи (истечен)
Документи за вработување кои имаат идентификување
Истечени пасоши и визи
Инвестиции сметка # s
Правни документи
Инвестиции, акции и имот трансакции
Предмети со потпис (закуп, договори, писма)
Багажни ознаки
Медицински и стоматолошки записи
Документи со број на социјално осигурување
Лозинките или ПИН-броевите
Никулци за исплата
Претходно одобрени апликации за кредитни картички
Примаги со проверка на броеви на сметки, броеви на кредитни картички или кои било други идентификациони информации
Даночни форми
Записници со идентификување на информации за нив
Патување правци
Користени авионски билети
Комунални сметки (телефон, гас, електрична енергија, вода, кабловска телевизија, интернет)
Осигурајте се дека имате флексибилен систем за поднесување за да ги чувате овие документи и проверете ги кога тие веќе не се потребни.
Нешто што планирате да го задржите треба да се дејствува, организира и поднесе. Ми се допаѓа мојот дом систем за поднесување.