Совети за управување со задачи директно од експертите
Значи, ги имате сите овие работи што треба да ги направите секој ден и вашата листа на задачи е полна - како знаете што да правите прво, второ и трето?
Прилично секој се чувствува како да имаат премногу да се направи и премногу малку време да го стори тоа. Честопати, тоа чувство што се чувствува потекнува од неможноста да се даде приоритет на сите оние навидум притискачки задачи. Ако сметате дека листата на задачи се зголемува за минута и не знаете каде да почнете, тука е како да ги идентификувате, оцените и приоретизирате вашите задачи.
1. Направи листа
Пред да се обидете да ги решите вашите обврски според важност, одвојте време да составите сеопфатна листа на сè што ви е потребно или сакате да го постигнете. Поделете ја својата листа во делови за различни типови задачи. Овие категории може да вклучуваат:
Дневни или неделни задачи
Овие се секојдневни "до-дос" кои можат да бидат лични ( планирање на оброци и купување намирници ) или поврзани со работа (неделен состанок на тимот). Ако веќе ја следите секојдневната рутина , ќе бидете запознаени со овие задачи; ако не, ова е добро време да се создаде. Она што го внесувате може да варира - некои луѓе нема да гледаат потреба да се потсеќаат себеси да проверуваат е-мејл или да купуваат намирници, но други ќе ги ценат структуираните потсетници за изведување одредени активности во одредени периоди или во одредени денови.
Задачи со рокови
Овие, очигледно, треба да се направат со одреден датум и да се побара подготовка однапред. Примери може да бидат школски труд што се должи за три недели или забава која планирате шест месеци од сега.
Овие видови на задачи - честопати наречени проекти - подоцна може да се поделат на помали компоненти - на пример, "пишуваат хартија" може да се разделуваат во читањето на релевантните книги, да ги организирате вашите белешки, да пишувате нацрти, да го напишете првиот предлог и така на.
Повторувачки задачи
Овие не се случуваат на дневна или неделна фреквенција, но и тие не се еднократни проекти.
Повремените задачи може да вклучуваат назначување на стоматолог или да правите квартални даноци.
Само-мотивирани, неопходни задачи
Ова се задачи или проекти што знаете дека треба да ги направите, но никој нема да ве направи. Тие ретко, ако некогаш, имаат вградено време. Размислете за подобрување на вашата веб-страница за мали бизниси или наоѓање нов давател на примарна здравствена заштита.
Само-мотивирани, непотребни задачи
Ова се повеќе пријатни активности кои, сепак, имаат тенденција да паднат покрај патот, бидејќи други, поочигледно неопходни задачи ги толкуваат. Размислете за читање за задоволство или работа на хоби.
Еден ден задачи
Овие задачи висат наоколу на дното на вашата листа на задачи или на задниот дел од вашиот ум, но тие обично не мора да се сторат наскоро, или некогаш. Пример: насликајте ги радијаторите.
2. Организирајте ја вашата листа
Откако ќе наброите сè, можете да дознаете што да направите прво и да го организирате распоредот. (Како физички го правите тоа - на лист хартија, планер , апликација, онлајн календар или на друг начин - е помалку важно од тоа да изберете метод кој работи за вас и кој ќе го користите.) Еве некои критериуми да размислувам за:
Итно или важно
Сите задачи можат да бидат сортирани во една од четирите категории. Прво, што е можно поскоро, треба да се направат итни и важни задачи; итни, но не важни задачи може да се делегираат ако е можно, но ако не, вашиот распоред треба да содржи доволно флексибилност и дополнително време за да ги приспособат кога ќе се појават; важни, но не и итни задачи треба да се планираат добро однапред за да не станат итни; задачи што не се ниту важни, ниту итни, потенцијално може да се елиминираат, иако ако ги уживате, тие треба да бидат вклучени во вашиот распоред, за да не се пренатрупаат со побавни обврски.
Проценете вредност
Можете да ја процените вредноста на задачата на неколку начини. Може да биде дали другите луѓе се погодени и колку им е важен тие луѓе (одобрението на вашиот шеф и благосостојбата на децата кои зависат од вас да бидат поважни од, да речеме, мислењата на група странци што сте ги договориле да се придружите на средбата.) Исто така, може да им приложите висока вредност на задачите што ги гледате како долгорочни исплати или едноставно сте наградувале.
Една референца најверојатно ќе се сретнете кога ќе прочитате за приоритетните задачи е правилото 80-20 или Принципот Парето, во кој се вели дека 80% од ефектите доаѓаат од 20% од причините. Ова може или не може да се покаже точно за вас, но тоа е добар потсетник за да се идентификува што всушност трошите време и кои од вашите напори се исплаќаат.
Време и флексибилност
Функционираниот распоред овозможува промени и препознава временски ограничувања. Бидете реални при приоритизирање и планирање на вашите денови. Кога се сомневате, преценете го времето што ќе ја преземе зададената задача.
Ако две задачи се должат во исто време, изборот за кој да започнете зависи од тоа како најдобро работите. Некои луѓе претпочитаат да ја добијат поедноставната задача од патот кон концентрација на покомплексната; други ќе се чувствуваат уверени ако најпрво почнуваат со потешка задача и ќе направат нешто или сето тоа пред да се придвижат. Запомнете дека не морате да преземате една задача или проект од почеток до крај, пред да продолжите понатаму - освен ако, се разбира, не најдете работа на тој начин ја зголемува вашата продуктивност.
Ограничете ги вашите дневни обврски за извршување на најмногу три. Денот, исто така, може да вклучува и помали задачи кои се повеќе рутински или со помала важност или итност, но вчитувањето на главните задачи веројатно ќе доведе до стрес и разочарување.
Запомнете дека приоритетите можат да се променат - ако вашиот шеф треба да направите нешто сега, вашиот претходен прв приоритет најверојатно ќе се сруши на секунда. Тоа е уште повеќе причина да се изгради повеќе време во вашиот распоред за да се овозможи флексибилност.
3. Сериски задачи
Задачата за дозиране е еден од најефективните и поефикасни начини да ги натерате оние кои се вознемируваат, прават сите задачи. Смевањето едноставно значи дека работите одново и одново треба да се вршат пред да се префрлат на нешто друго. Првиот чекор е да ги идентификувате задачите што ги правите одново и одново, а потоа да поставите едноставен тек на работа за да ги следат. Потоа, ги решавате тие задачи истовремено користејќи го тој работен тек.
Барирањето бара исполнување на слични задачи кои бараат слични ресурси во "серии" за да се подобри ефикасноста и продуктивноста. Еве неколку примери:
- Плаќајте ги сите ваши сметки во исто време
- Отворете ги сите ваши пораки еднаш неделно и дејствувајте наместо да дозволете да складирате секој ден и никогаш да не дојдете до него
Batching ви овозможува да влезете во жлебот вршење на иста задача одново и одново, па не мора да губите време да пронајдат инструкции или што треба да направите следно.
4. Елиминирајте ги задачите
Откако ќе ги наброите сите ваши задачи и ги подредете ги од најважните во најмала рака, ќе стане јасно кои задачи се на дното на листата. Овие може понекогаш да се делегираат на некој друг, но ако тоа не е можно, треба да одлучите дали да закажете време за нив или да ги отстраните.
Може да имате задачи на вашата листа што не морате да ги направите, па дури и сакате да ги направите, но вие сте се чувствувале под притисок да додадете во одреден момент (одете во спортска сала, присуствувајте во клуб за книги.) Овие можат целосно да се отстранат.
Конечно, можно е едноставно да имате премногу работа - ако не можете да направите сé што е направено, оцени го обемот на работа за да одредите дали ви требаат само некоја поголема пракса при приоритизирање или дали треба да му кажете на некое лице што повеќе не може да продолжи да прави одредена задача.